档案管理细则
发布时间:2014-11-04 来源:

1、根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》和上级档案部门的有关文件精神,为加强档案管理,实现档案管理规范化,有效地保护和利用档案、发挥档案的社会和经济效益,特制定本细则。

2、本办成立综合档案室,集中统一管理本办形成的文书、统计、会计、特殊载件、实物等各种门类、各种载体档案,达到集中、科学、规范管理的要求,维护档案的完整、准确与安全。

3、档案工作实行统一领导,档案室隶属综合科管理,业务上接受上级档案部门的档案、监督、检查,配备兼职档案员做好档案工作。

4、充分利用现代化科技手段,大力运用档案信息资源,提高档案利用效益。在做好纸质档案的同时做好电子档案的归档工作。

5、兼职档案员应根据归档的范围、时问、要求及时进行整理归档,保证文件材料及时、完整、准确。

6、档案室职责:(1)宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策。(2)起草制订单位档案工作的规划、计划和制度。(3)协助、检查各职能部门文件材料的积累和归档工作,并对兼职档案人员进行业务指导和督促。(4)接受本单位各职能部门形成的档案材料,并进行分类、整理、编自、登记,加以妥善保管。(5)编制必需的检索工具和参考材料,积极热情主动地开展档案的利用工作。

7、分管领导职责:(1)把档案工作列入年度工作计划或目标管理中,做到制度健全,执行有效。(2)督促指导档案部门实施目标和计划,提高本单位的档案管理水平。(3)关心和协调档案管理工作,切实解决档案工作中的各种困难和问题。(4)关心档案人员,有计划地安排业务培训,以提高业务管理水平。(5)对在档案管理工作中做出贡献的人员,予以表扬和奖励。

8、兼职档案员职责:(1)认真学习、宣传、执行《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策、规定及本单位的档案管理制度。(2)努力学习档案业务知识,不断提高自己的专业工作水平。(3)加强对本部门文件材料形成的指导工作,保证文件材料的载体、文件格式、字迹材料等均符合要求。(4)认真做好本部门文件材料的形成、积累、收集、整理工作,保证文件材料的齐全、完整、准确、系统,并及时向档案室移交。(5)积极配合档案室做好本部门档案的分类、组卷工作,使本部门档案分类科学,组卷合理,便于保管和利用。

9、归档范围:

文书档案

凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文字材料、图纸、音像照片、光盘等均属归档范围。

(1)上级机关召开的需贯彻执行的会议的主要文件材料。

(2)上级机关和同级机关、非隶属机关颁布的需要贯彻执行的法律、法规、规章及规范性文件。

(3)党和国家领导人视察、检查本地区、本机关的重要讲话、题词及照片、录像、录音。

(4)代上级草拟并被采用的文件和上级转发本机关的文件。

(5)本机关颁发的(包括转发和其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印刷稿、重要文件的修改稿和各种会议的材料。

(6)本机关及职能部门的工作计划、总结、报告、请示、批复和上级机关的批复。

(7)下级机关的工作总结、重要报告、典型材料、法规性备案等文件。

(8)本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料。

(9)本机关形成的财务管理、审计等文件材料。

(10)内容重要的人民来信、来访材料、领导的批示和处理的函件记录。

(11)本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信、人员编制等材料。

(12)本机关的历史沿革、大事记、荣誉证书等文件材料。

(13)本机关干部任免、调配、培训、调资、离退休及干部奖惩等文件材料及党员干部名册统计、报表。

(14)本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政党团组织介绍信及存根。

(15)本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料。

(16)本机关编印的刊物、简报。

(17)本机关制定的条例、章程、制度、行政党务会议记录。

(18)本机关对下级机关工作指导、调查、奖惩等重要文件材料。

会计档案

(1)凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证。

(2)会计账簿类:日记账(银行存款日记账、现金日记账)、明细账(分户或登记簿)、总账(日记总账)、固定资产卡片、辅助中长簿。

(3)财务报告类:年度会计决算(会计报表)(包括文字分析),月、季度报告(包括文字分析)。

(4)其他类:会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、银行存款余额调节表、银行对账单

10、归档时间:(1)文书档案、统计档案应在第二年六月底前归档。(2)会计档案在会计年度终了后,由本单位财务部门保管一年后向档案室移交。(3)声像档案应随时归档。

11、归档要求:(1)凡在日常生活工作中形成的已办理完毕具有保存价值的文件,均须立卷和归档。(2)归档的文件材料要齐全、完整、准确地反映各种活动真实面貌和历史过程。(3)归档的文件材料必须字迹端正,线条清晰,签署完备。(4)本机关产生的文件材料归档时必须是原件,文件底稿必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。(5)归档的文件材料应按照档案形成的特点和规律,加以系统整理。(6)各类文件材料归档一式一份,比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。(7)归档的材料必须编制移交目录,交接双方根据移交目录清点核对后签字。

12、库房管理制度:(1)本机关人员未经许可不得进入库房。(2)做好库房中温湿度、通风调节。(3)严禁将火种、易燃易爆物品、虫蛀材料带入库房。(4)库房内保持整沽,不放杂物,案卷排列整齐。(5)定期检查七防(防盗、防火、防光、防湖、防尘、防有害生物和污染物)措施,如有问题及时处理,并报有关领导。

13、档案利用制度:(1)凡本单位人员因工作需要均可利用本单位档案,外单位人员必须凭单位介绍信并经分管领导批准,然后限在档案室内查间,不得外借。(2)凡利用档案须自觉办理登记手续,借阅时间不得超过一星期,如要继续借阅,须办续借手续。(3)复制档案须经档案员或有关领导同意。(4)利用者不得在卷内文件材料上涂改、画圈、污损、撕页或私自拆卷,一经发现视情节轻重给予处分。(5)各部门应将利用效益,及时填表报送办公室汇总。

14、档案保密制度:(1)保守机密是关系到党和国家的一件事,做好保密工作是每一个公民的职责。(2)保密工作贯彻预防为主的原则,要提高警惕,杜绝各种泄密、窃密现象。(3)对违反保密规定,泄露秘密的要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。

15、档案的鉴定与销毁制度:(1)档案的鉴定工作就是鉴别档案的现实和历史的价值,根据价值大小确定保管期限,把失去保存价值的档案剔出销毁的工作。(2)档案的鉴定工作由鉴定小组负责。(3)档案鉴定采取直接鉴定法,即逐卷逐年进行鉴定。鉴定人员必须以辩证唯物主义和历史唯物主义为指导,以全面、历史、发展的观点来确定档案的价值,决定档案的存毁。(4)对经鉴定小组鉴定,认为已失去保存价值的档案,鉴定小组要造具清册,并写出鉴定报告,一式三份,一份报本单位领导审批,另二份分别报专业主管部门和当地档案行政管理部门备案。未经批准不得擅自销毁档案。(5)销毁工作由档案室负责,由专人监督销毁,监销人员必须在销毁清册上签字。销毁清单连同鉴定销毁报告一起存档备查。(6)经销毁或改变保管期限的案卷,档案人员要在案卷目录和相应的案卷上注明。

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